| 摘要：随着网络技术的发展，会计电算化取代手工记账是会计发展的必然趋势。会计电算化对会计档案管理提出的新的要求。本文在简要阐述电算化会计档案内容及特点的基础上，就目前电算化会计档案管理工作中存在的问题，提出了做好电算化会计档案管理工作的几点措施。 一、电算化会计档案的内容与特点 电算化会计档案主要包括存储在电脑硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和电脑打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据则是指记账凭证、会计账簿、财务会计报告等数据。按照《会计档案管理办法》规定，采用电脑进行会计核算的单位，应当保存打印出的会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财务部、国家档案局备案。 电算化会计档案与传统的会计档案相比，有其自身的特点，主要表现为： 1.存贮范围扩大。电算化会计档案存贮的范围比传统的会计档案更广了，电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外，还包括存贮在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息，如程序开发设计说明书以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、自动转帐公式及其他计算公式、检验公式等。 2.存贮形式更多。作为传统审计对象的凭证、帐簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变，会计数据不但以打印输出的纸质形式存在，还以电磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘等载体上。磁性化存贮介质方式的介入使档案的管理更加简洁、快速、有效。 3.存放方式更严格。由于电算化会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘等，而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等影响，因此，存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等措施。 4.对档案管理的要求加强。电算化会计档案的管理和利用受会计软件的种类和版本的影响，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本和种类就越多，电算化会计档案只有得到科学的管理，才能被正常的利用。 二、会计电算化档案管理存在的主要问题 1.完整性、安全性不高。我国自开展会计电算化以来，实现会计电算化的单位数量很多，但多数单位真正运行时间较短。有些单位为了适应会计电算化系统技术环境、制度环境的变化，对会计软件进行了升级，而原有的会计软件及相关资料未能及时进行整理归档，这样，这些会计档案资料就得不到及时的收集和利用，而且这也不符合控制制度的要求。随着时间的推移，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。 2.电算化会计档案管理制度尚不完善。很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，对电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。 3.档案管理人员的业务素质不全面。目前很多企业中的档案管理人员的素质缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识，造成电算化档案管理工作整体水平不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。 |
